Derecho a un correo electrónico “limpio” y sin spam

Arag, compañía de defensa jurídica especializada de España, con más de 20 oficinas propias repartidas por España, debía eliminar el impacto que suponía el correo basura a los distintos campos de su actividad, así como los riesgos asociados a su tráfico. Para ello, la compañía tuvo que instalar 800 licencias de Spamina Email Service Firewall, solución en modo servicio (SaaS), que aportaba un nuevo nivel de rendimiento al concepto de servicio externalizado para la protección del correo electrónico. Este servicio les ha permitido obtener la máxima eficacia en la protección de las cuentas de correo, a la par que no ha supuesto ningún consumo de re cursos propios ni han requerido contratos de actualización, ya que todo el servicio ha sido gestionado externamente por Spamina.

La principal necesidad que quería acometer Arag era eliminar el impacto que suponía el correo basura tanto en los diferentes campos de su actividad como los riesgos que venían asociados a todo el volumen de tráfico que gestionaban. Una dimensión que pasaba, según el día, por los 50.000 ó 52.000 correos diarios. De ahí que los requerimientos básicos estuvieran centrados en localizar una empresa con experiencia consolidada y contrastada en la gestión del spam. Sobre todo, porque lo que Arag necesitaba era trabajar, en este proyecto, con una compañía que ofreciese beneficios complementarios hasta disponer de una solución global y única en modo servicio. En este sentido, tampoco iban buscando la implementación de una tecnología concreta sino que optaron por un servicio único que cubriese las distintas necesidades de la empresa.

«Los requerimientos que teníamos eran varios. El primero, no parar el negocio en ningún momento cuando se instalara e implementara la solución. El segundo, que los 52.000 correos que se procesan diariamente en la plataforma llegasen limpios, es decir, que los usuarios no tuviesen dos listas al mismo tiempo, sino que les llegara solamente el correo correcto. En este sentido, Spamina es quien genera la “lista mala” y es en esa lista donde los correos pueden ser consultados, por si hubiese alguno que pudiese ser recuperado»

Guillermo Herrera, director del departamento de Informática de Arag

Fue así cómo la solución de Spamina les permitió un desarrollo rápido en los sistemas propios, que habían sido actualizados con nuevas soluciones de seguridad y continuidad. Todo ello, con el objetivo de que ni el cliente externo ni el interno tuvieran ningún tipo de impacto negativo, más bien al contrario, a la hora de consultar su correo electrónico. O sea, que sólo obtuviesen el beneficio directo de su activación. De hecho, anteriormente a la implantación de este nuevo sistema de Spamina, Arag trabajaba con otros administradores que les suministraron diversas soluciones de mercado, a nivel interno, mientras que utilizaban los servicios externos de proveedores que se habían ido incorporando con el tiempo. Todo ello llegó a formar una amalgama de componentes que requería un alto coste de coordinación, ejecución, control y mantenimiento económico, a cambio de un nivel medio de seguridad. 

Con esta metodología de trabajo (implementación de varias soluciones de mercado y numerosos proveedores externos), el departamento de informática de Arag se dio cuenta de la necesidad de otro tipo de requerimientos. “El motivo por el cual comenzamos a trabajar con otros softwares y otras empresas de servicios fue por la evolución del negocio”, señala Herrera, “que creció de tal manera que los servicios de que disponíamos no llegaban a cubrirlo todo. Por ello, comenzamos a buscar a otros proveedores bien para sustituirlo, bien para complementarlo”. Finalmente se llegó a la conclusión de que no era necesario sustituir dicho servicio porque Spamina ofrecía una prestación más amplia de la que tenía Arag y, asimismo, lo complementaba.

«Por eso requeríamos dar mayor seguridad. Nuestro correo es nuestro principal activo en la empresa y tiene que estar protegido de la manera más adecuada, ya que ofrecemos mucho servicio a nuestros clientes, diariamente, pues tenemos más de 13 millones de riesgos asegurados»

Guillermo Herrera, director del departamento de Informática de Arag

Limpiando los buzones

La estrategia de Arag en el área de las Tecnologías de la Información y las comunicaciones estaba orientada, por lo tanto, a la mejora continua y a la calidad de los servicios que ofrecen a sus clientes, así como la integración con sus stakeholders facilitándoles el acceso tanto a sus productos como a sus servicios. “Para conseguir esto toda la organización realiza procesos de revisión de manera continua, ya que así nos permite detectar las excepciones que se producen en el día a día, para poder ordenarlas y controlarlas”, afirma el directivo.

«Sin duda, nuestro correo es nuestro principal activo en la empresa, por ello tiene que estar protegido de una manera adecuada»

Guillermo Herrera, director del departamento de Informática de Arag

Los plazos de ejecución de este proyecto llevado a cabo con Spamina fueron de los más rápidos que se han abordado en Arag. Así, desde la decisión de acometerlo al cierre del proyecto tan sólo pasaron tres semanas, mientras que las tareas de definición, parametrización y arranque sólo supusieron una semana y media de trabajo, tiempo suficiente para que la solución estuviese operativa. La respuesta de Spamina fue rápida. En un primer momento, se contrataron los servicios antispam para lograr una primera limpieza que eliminara más del 95 por ciento del spam y después se llevó a cabo un filtrado del correo electrónico. “Al saber que contábamos con una plataforma externa, en el caso de que los servidores de correo interno de nuestra empresa tuvieran un problema, podíamos consultar esa plataforma externa, durante unas horas, para poder recuperar el correo.

Es decir, no sólo estamos dotando de mayor seguridad a nuestro correo sino que estábamos añadiendo medida de contingencia”, señala Guillermo Herrera. El contrato con Spamina tiene una vigencia de dos años, renovables, y la inversión ha supuesto “menos de un céntimo de euro al día”. Esto lo explica el director del departamento de informática de Arag: “Para nuestro tipo de organización y el volumen de correo que gestionamos, este proyecto ha supuesto un gasto de menos de un céntimo de euro al día por buzón, 24 horas, todos los días del año. De otra manera nos habría supuesto una inversión inicial, más un gasto en diversas partidas de Hardware, Software y horas / persona”.

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